Entre los servicios que ofrecemos en TALAT, se encuentra el desarrollo de software para la optimización de los procesos de mantenimiento de todo tipo de instalaciones, como prueban, por ejemplo, TALAT Smart Hotel o TALAT Smart Home. Por ello, somos plenamente conscientes de la importancia y los múltiples beneficios de utilizar un software de gestión en cualquier empresa o proyecto.
En el caso de los proyectos de construcción, que involucran a profesionales de distintas disciplinas y se desarrollan a lo largo de un periodo de tiempo relativamente largo, la importancia de este tipo de software de gestión es todavía más evidente.
Un software de gestión de proyectos permite planificar, organizar, controlar y gestionar de manera centralizada, con una misma herramienta, los diferentes elementos que conforman todas las etapas del proyecto, desde el diseño hasta la ejecución y mantenimiento de la obra.
El uso de este tipo de software es fundamental en la gestión integral de proyectos de construcción que aspiran a aplicar una metodología de trabajo BIM, la cual permite aumentar notablemente la eficiencia en la planificación y ejecución de grandes obras.
Qué hace un software de gestión de proyectos
Un software de gestión de proyectos no es exclusivo del sector de la edificación, sino que también es bastante habitual en otros ámbitos como el de la administración de empresas. En cualquier caso, el objetivo que persigue es el mismo: optimizar recursos, reducir costes, facilitar la colaboración y agilizar los procesos. En definitiva, se trata de contribuir a que el desarrollo de un proyecto sea lo más eficiente posible.
Dependerá de la complejidad del software, pero, en general, esta herramienta cuenta con múltiples funcionalidades. Permite calcular tiempos y costes, valorar riesgos, hacer estimaciones presupuestarias, controlar gastos, asignar recursos, generar y compartir todo tipo de documentos, o administrar distintos programas. Todo desde una herramienta que es accesible para todos los agentes implicados y que se puede personalizar en función de las condiciones y circunstancias concretas de cada proyecto.
En el caso concreto de la construcción, un software de gestión de proyectos sirve, entre otros, para:
- Gestionar los distintos programas que se utilicen en el proyecto de ingeniería o construcción. Desde programas para administrar contratos hasta herramientas de diseño.
- El software de gestión de construcción es un punto de encuentro para los equipos de oficina y los de campo. Puede recopilar y compartir datos que se utilicen, por ejemplo, para controlar costes o tomar decisiones razonadas.
- Coordinar el diseño y la ejecución de la construcción, así como crear un entorno colaborativo desde el que se puedan resolver problemas de manera más rápida y eficiente.
- Gestionar documentación y pagos.
Ejemplos de software de gestión de proyectos
En la actualidad, existe una amplia variedad de herramientas y aplicaciones que facilitan la gestión de proyectos a gran escala o que involucren a una amplia cantidad de equipos. Elegir un software de gestión u otro dependerá de las necesidades y características de cada proyecto, así como el tipo de empresa que lo vaya a utilizar.
Estos son algunos de los softwares de gestión más populares hoy en día:
Asana
Permite reunir en una misma plataforma todos los planes, comunicaciones, proyectos y equipos de la empresa, de modo que todos comparten la misma información y pueden trabajar sobre la misma base. De esta manera, los gestores pueden planificar y otorgar plazos de una manera realista, y hacer un seguimiento de su cumplimiento en tiempo real.
Trello
Software de gestión de proyectos muy popular y versátil que se basa en la metodología Kanban, que permite reflejar los flujos de trabajo en tableros. Es muy visual y fácil de utilizar. Podríamos decir que es el equivalente 2.0 de los clásicos ‘post-it’ de colores sobre la pared.
Smartsheet
Combina la gestión de proyectos con hojas de cálculo, así, por ejemplo, resulta muy sencillo generar informes o realizar estadísticas. Se comparten documentos y validan trabajos, a la vez que se monitoriza el progreso del proyecto y se automatizan diversos procesos.
Microsoft Project
Es un pionero en software de administración y gestión de proyectos, aunque, lógicamente, ha cambiado mucho desde su lanzamiento en 1984. Presenta una metodología ágil (o de cascada) con la que, entre otras funciones, es posible realizar diferentes estimaciones sobre costes o análisis de riesgos.
BaseCamp
Como otras herramientas de gestión de proyectos muy populares como Slack, hace hincapié en las comunicaciones entre equipos e incluso clientes, promoviendo la colaboración. Cuenta además con muchas otras funciones.
Lo ideal para una gestión de proyectos ágil y eficiente es reunir en una misma plataforma todas las funcionalidades posibles, en un entorno en el que resulte sencillo compartir y acceder a toda la información. Así, se puede establecer una relación directa entre objetivos y tareas para alcanzarlos, se evita el aislamiento de los equipos y se automatizan los trabajos más repetitivos, entre otros.
Beneficios de usar software de gestión de proyectos
En un estudio de FinancesOnline que analizaba la metodología de gestión de proyectos utilizada en diversas compañías, se concluyó que el 77% de los proyectos con mejores resultados habían utilizado un software de gestión de proyectos. Esto se debe a las diferentes ventajas de introducir este tipo de herramientas en el desarrollo de un proyecto de construcción o ingeniería.
Aumento de la productividad
La principal función de este software es ofrecer herramientas para mejorar la eficiencia de todos los procesos necesarios para llevar a cabo un proyecto determinado. Mayor eficiencia significa optimizar los recursos (hacer más con menos) y facilitar tareas. El trabajo está mejor organizado, se ofrece más información a los equipos y hay un control sobre todo lo que se hace, de manera que se puede detectar fácilmente qué necesita más atención. De este modo, se cumplen los tiempos pactados de manera efectiva.
Mejora el trabajo en equipo
No solo se facilita la comunicación entre equipos y el acceso a información compartida que evita retrasos o duplicidades innecesarias, sino que el software de gestión también permite delegar con mayor facilidad. Además, promueve la colaboración, lo cual reduce los errores de comunicación y anima a la retroalimentación entre los miembros del equipo. Así, se obtiene un mejor ambiente de trabajo, pero también la posibilidad de encontrar soluciones creativas ante diferentes problemas de manera más rápida.
Previene y reduce errores
El análisis de datos, el seguimiento de los procesos y el trabajo colaborativo que permite realizar de manera sencilla un software de gestión de proyectos, facilita la prevención de riesgos. Ofrece una información muy valiosa para detectar deficiencias con mayor rapidez, plantear estrategias más efectivas y hacer mejores valoraciones a la hora de tomar decisiones.
Procesos más ágiles y transparentes
Las herramientas que incorpora un software de gestión de proyectos permiten recopilar y compartir información entre equipos. De este modo, todos los implicados pueden saber en qué momento del desarrollo del proyecto se encuentran, cómo progresa y qué es lo que se necesita conseguir. Tener información precisa evita malentendidos y pérdidas de tiempo que se traducen en pérdidas económicas. Del mismo modo, ver la progresión y saber qué objetivos se deben alcanzar ayuda a la implicación y motivación del equipo.
En TALAT, somos especialistas en la gestión integral de proyectos y sabemos cómo puedes alcanzar objetivos de una forma eficiente y sin complicaciones. Ponte en contacto con nuestro equipo para descubrirlo.